民泊の宿泊者名簿とは？外国人対応・保存期間・不備があった場合の罰則を解説

民泊の宿泊者名簿は、外国人対応も含めて運営者の法的義務です

民泊を運営するうえで、宿泊者名簿の整備は避けられない実務です。住宅宿泊事業法（民泊新法）および旅館業法のいずれの形態で運営する場合も、宿泊者名簿の作成・保存は義務として明文化されています。特に外国人宿泊者への対応は記載項目が異なり、パスポートの確認が必須になるため、見落としが起きやすい箇所です。この記事では、民泊における宿泊者名簿の基本から、外国人対応の実務、保存期間、不備が生じた場合のリスクまでを整理します。

宿泊者名簿に記載が必要な項目

住宅宿泊事業法第8条では、住宅宿泊事業者に対して宿泊者名簿の作成を義務付けています。旅館業法第6条も同様に、旅館・ホテル営業者に宿泊者名簿の備え付けを求めています。記載すべき項目は、運営形態によって細部が異なりますが、共通して以下の情報が求められます。

日本人宿泊者の場合

氏名、住所、職業、連絡先が基本項目です。住宅宿泊事業法施行規則では、宿泊者本人からの申告をもとに記録することが前提とされています。オンラインチェックインシステムを使う場合でも、これらの情報が記録・保存できる仕組みになっているかを確認する必要があります。

外国人宿泊者の場合

外国人宿泊者については、氏名・国籍・旅券番号・職業の記載が必要で、旅券（パスポート）の呈示を求めたうえで番号を確認・記録することが義務です。旅館業法施行規則第5条もこれに対応した規定を設けています。実務上は、パスポートの写真ページをスキャンまたは撮影して記録として保管するケースが主流ですが、個人情報の取り扱いについては個人情報保護法に基づく適切な管理が別途必要です。

外国人対応で現場が実際につまずくポイント

私たちStay Buddyが代行運営している物件でも、外国人宿泊者の名簿対応は繰り返し確認が必要な箇所です。あるケースでは、オーナーが導入していたセルフチェックインシステムが日本語入力前提の設計になっており、外国人ゲストがローマ字で入力した国籍欄が「任意」として空白のまま送信できる状態になっていました。実際にチェックアウト後に名簿を確認したところ、旅券番号の欄が複数件未入力でした。私たちはその時点でシステムの入力必須設定を変更し、未記入のままでは次のステップに進めない仕様に切り替えました。こうした設定上の抜け穴は、ツールを入れたから大丈夫という思い込みで生まれます。

また、旅券番号の確認をオンラインで完結させる場合、顔写真と旅券の一致確認を含めた本人確認の精度も問われます。観光庁のガイドラインでは、非対面チェックインにおいても本人確認書類の確認が求められており、単に番号を入力させるだけでは不十分と判断されるケースもあります。

宿泊者名簿の保存期間

住宅宿泊事業法施行規則では、宿泊者名簿の保存期間を3年間と定めています。旅館業法施行規則でも同様に3年間の保存義務があります。紙で管理している場合は保管場所の確保と紛失リスクが課題になりますが、クラウド上で保存するデジタル管理に切り替えることで、検索性・保全性ともに高まります。ただし、デジタルデータであっても、保存先のサービスが終了した場合にデータを失うリスクがあるため、定期的なバックアップ体制は必要です。

名簿に不備があった場合の罰則

宿泊者名簿の記載不備や不作成は、行政処分・刑事罰の対象になります。住宅宿泊事業法第17条に基づき、都道府県知事から業務改善命令が出される可能性があり、悪質な場合は同法第18条による事業廃止命令に至ることもあります。旅館業法においても、第26条により都道府県知事からの営業停止処分の対象となり得ます。

刑事罰については、住宅宿泊事業法第48条において、虚偽記載や名簿不備に対して罰則規定が設けられており、条件によって罰金が科される可能性があります（金額の上限は同条に規定）。「知らなかった」「システムが対応していなかった」は法的な免責事由にはなりません。

名簿管理を実務として機能させるための考え方

宿泊者名簿は、作成して保管すればよいというものではなく、実際に確認できる状態で保存されていることが前提です。行政の立入検査が入った際に、担当者がすぐに提示できない状態であれば、管理体制そのものが問われます。私たちが運営代行を担う物件では、チェックイン完了後に名簿データの自動収集が行われているか、外国人ゲストの旅券番号欄が埋まっているかを定期的に確認するルーティンを組んでいます。繁忙期に件数が増えると見落としが起きやすいため、週次での確認フローを標準化しています。

民泊運営代行「Stay Buddy株式会社」にご相談ください

宿泊者名簿の整備は、開業時の初期設定だけでなく、運営が続く限り継続的に管理が必要な実務です。外国人対応・保存体制・チェックインフローの設計まで、現場での経験をもとにご相談に応じます。

Stay Buddyでは、住宅宿泊事業法・旅館業法のいずれの形態にも対応した運営代行サービスを提供しています。名簿管理の仕組みづくりから、行政対応・ゲスト対応・清掃手配まで、オーナー様の状況に合わせてサポート範囲を柔軟に設定できます。

「今の運営体制で名簿管理が法令を満たしているか確認したい」「これから開業するが何から整えればいいかわからない」といったご相談も、無料でお受けしています。まずはお気軽にお問い合わせください。

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