民泊運営に欠かせない宿泊者名簿のテンプレートを公開

民泊運営において、ゲストをお迎えする準備や清掃、メッセージのやり取りに注力するあまり、地味ながらも極めて重要な「事務作業」を見過ごしてはいないでしょうか。その代表格が「宿泊者名簿」の作成と保管です。

先に結論をお伝えします。

宿泊者名簿の整備は、旅館業法および住宅宿泊事業法で定められた、すべてのホストに課せられた法律上の義務です。 これを怠ると、罰則の対象となるだけでなく、万が一の際にあなたの施設とゲストを守ることができません。

この記事では、法令の要件を完全に満たした、今日からすぐに使える宿泊者名簿のテンプレートを公開するとともに、その重要性と正しい管理方法、そして作成を効率化する具体的な方法までを網羅的に解説します。

なぜ宿泊者名簿は「絶対に」必要なのか？ – 法律上の義務と役割

宿泊者名簿の作成と保管は、単なる推奨事項ではありません。旅館業法第6条および住宅宿泊事業法（民泊新法）第8条に基づき、国がホストに義務付けている業務です。その主な役割は以下の通りです。

• 公衆衛生の確保: 感染症が発生した際に、感染経路を迅速に特定し、拡大を防ぐために利用されます。
• 利用者の安全確保: 事件や事故、災害発生時に、宿泊者の身元を速やかに確認し、安否確認や関係機関への情報提供に役立てます。

これらの目的から、作成した宿泊者名簿は、宿泊期間が終了した日から3年間の保管が義務付けられています。行政機関（保健所など）から提出を求められた際には、速やかに応じなければなりません。

【コピーして使える】民泊用 宿泊者名簿テンプレート

「義務なのは分かったけど、具体的に何を書けばいいの？」という疑問にお答えします。以下に、法令要件を満たしたテンプレートの項目リストと、具体的な記入例を記載します。この項目を参考に、ExcelやGoogleスプレッドシート、または印刷用のフォーマットを作成してください。

テンプレート作成の前に：収集方法の検討

まず、どのようにしてゲストから情報を収集するかを決めましょう。

• タブレット等でのデジタル記帳: チェックイン時に、タブレットで入力してもらう方法。スマートで管理も楽です。
• オンラインフォームでの事前入力: Googleフォームなどを活用し、宿泊前にゲストに情報を送ってもらう方法。チェックインがスムーズになります。
• 従来の紙での記帳: 最も手軽ですが、紛失リスクや保管場所の確保、文字が読めないといったデメリットがあります。

宿泊者名簿 必須項目リスト

全ての宿泊者に共通で必要な項目

これらの情報は、宿泊者全員について記録する必要があります。

• 氏名
• 住所 （都道府県名から詳細な番地まで）
• 職業
• 宿泊日 （チェックイン日とチェックアウト日）
• 連絡先 （電話番号またはメールアドレス）

【最重要】日本国内に住所がない外国人宿泊者の場合

外国人ゲストの場合は、上記の共通項目に加えて、以下の2つの情報が必須となります。

• 国籍
• 旅券番号（パスポートナンバー）

さらに、これらの情報が正しいことを確認するために、パスポートの呈示を求め、そのコピー（スキャンデータや写真データでも可）を宿泊者名簿と共に保管することも法律で義務付けられています。これは、テロ対策などの観点からも極めて重要な業務です。

テンプレート（記入例）

以下は、グループでの宿泊を想定した記入例です。これをベースに、ご自身の運用に合わせてカスタマイズしてください。

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宿泊者名簿（Guest Registry）

ご宿泊日 (Stay Period):

チェックイン (Check-in): 2025年 8月 10日

チェックアウト (Check-out): 2025年 8月 12日

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【代表者 (Representative)】

• 氏名 (Full Name): 山田 太郎
• 住所 (Address): 〒150-0002 東京都渋谷区渋谷1-2-3 〇〇マンション 101号
• 職業 (Occupation): 会社員
• 電話番号 (Phone Number): 090-1234-5678
• メールアドレス (Email): taro.yamada@example.com

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【同伴者 (Accompanying Guests)】

1. お客様 (Guest 1)

• 氏名 (Full Name): 山田 花子
• 住所 (Address): 代表者に同じ
• 職業 (Occupation): 公務員

2. お客様 (Guest 2) [外国人宿泊者/Foreign Guest]

• 氏名 (Full Name): John Smith
• 住所 (Address): 123 Main St, Anytown, CA 90210, USA
• 職業 (Occupation): Engineer
• 国籍 (Nationality): アメリカ合衆国 (USA)
• 旅券番号 (Passport No.): XXXXXXXXX
  • [ホスト確認欄] 旅券コピー受領済み (Passport copy received) ☑

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宿泊者名簿の正しい管理・保管方法

名簿を作成したら、それを適切に管理することが求められます。

保管期間は「3年間」

法律で定められた保管期間は、宿泊が終了した日から起算して3年間です。この期間内は、いつでも行政の要請に応じて提出できるようにしておく必要があります。

個人情報の取り扱いに細心の注意を

宿泊者名簿は、氏名、住所、連絡先など、個人情報の塊です。情報漏洩は、施設の信頼を著しく損なう重大な問題です。

• 紙の場合: 必ず鍵のかかるキャビネットや引き出しに保管しましょう。
• デジタルの場合: ファイルにパスワードを設定する、アクセスできるPCを限定する、クラウド上に保管する場合はセキュリティレベルの高いサービスを選ぶなどの対策が必要です。

宿泊者名簿の作成を効率化する方法

手作業での名簿作成・管理は、記入漏れや紛失のリスクがあり、手間もかかります。運営のスマート化のためにも、デジタルツールの活用を強くお勧めします。

チェックインシステム（PMS）の活用

AirHostやBeds24といったPMS（物件管理システム）の多くは、セルフチェックイン機能と連動しています。ゲストがタブレットでチェックイン操作を行う過程で、必要な情報を入力してもらうことで、宿泊者名簿が自動で生成・保管されます。ホストの手間はゼロになり、記入漏れもなく、データは安全にクラウドで管理されます。

オンラインフォームの活用

Googleフォームなどの無料ツールを使い、宿泊者情報入力用のフォームを作成します。予約確定後にゲストへURLを送り、事前に情報を入力してもらうことで、当日のチェックインをスムーズにし、手作業での転記ミスを防ぐことができます。

適切な名簿管理が、信頼されるホストへの第一歩

宿泊者名簿の管理は、一見すると地味で面倒な業務かもしれません。しかし、これは法令を遵守し、ゲストと地域社会の安全を守るという、ホストとしての社会的責任を果たすための根幹をなす業務です。

この業務を正確かつ効率的に行うことは、ゲストに安心感を与え、「信頼できるホスト」としての評価を高めるための重要な一歩となるのです。

面倒なコンプライアンス業務は、プロに任せませんか？

「法律の要件は分かったけど、日々の運営で手一杯…」

「外国人ゲストから、どうやってスムーズにパスポートのコピーをもらえばいいんだろう？」

「個人情報の管理、正直言って不安だ…」

日々のゲスト対応や清掃手配に追われる中で、こうしたコンプライアンス業務を完璧に、そして効率的にこなすのは大きな負担です。特に、外国人ゲストへの対応や、厳重な個人情報の管理には、細心の注意とノウハウが求められます。

私たち民泊運営代行のStay Buddy株式会社では、最新のPMS（物件管理システム）やセルフチェックインツールを活用し、宿泊者名簿の作成から保管までを完全に自動化・システム化するサポートを行っています。

ゲストにはスマートなチェックイン体験を提供し、ホストであるあなたは法令遵守の負担から解放される。私たちは、そんな理想的な運営体制の構築をお手伝いします。煩雑な事務作業はプロに任せ、あなたは「おもてなし」という、ホスト本来の業務に集中しませんか？

コンプライアンス遵守と運営効率化を両立させる具体的な方法について、ぜひ一度、お気軽にご相談ください。